knowledge management

how to สร้าง Knowledge Management

ตอนเรียน Large Scale Scrum กับ Jurgen de Smet สิ่งหนึ่งที่ผมได้เรียนรู้ คือ ปัจจัยสำคัญหนึ่งที่ทำให้องค์กรหนึ่ง ๆ จะเร็วขึ้นได้ คือ จะต้องเรียนรู้ไปพร้อม ๆ กันได้ ซึ่งถ้าอยากทำแบบนั้นได้ก็จะต้อง share ownership ในการถนอมความรู้ไว้ได้

ปัญหา

ฟังดูเหมือนง่าย แต่ปัญหาที่ผมเห็นบ่อย ๆ คือ ต่างคนต่างจด เก็บกันคนละที่ แล้วพอจะใช้ ก็หาไม่เจอว่าจดไว้ที่ไหน เลยต้องจดใหม่เรื่อยไป

วิธีที่ Jurgen แนะนำคือ

Captured by Chokchai Phatharamalai from Certified Large Scale Scrum by Jurgen de Smet

Wiki

Wiki เป็นรูปแบบหนึ่งที่เอื้อให้เกิด share ownership ได้ง่ายเพราะเนื้อหาเป็นของ “เรา” ใครแก้ของใครก็ได้ เหมือนที่เราเห็น ๆ กันใน Wikipedia แหละ

Access by everyone

ใคร ๆ ก็เข้าถึงข้อมูลนี้ได้ ใคร ๆ ก็ค้นและเติมข้อมูลได้ บางคนอาจจะสงสัยว่า ให้สิทธิ์แม่บ้านแก้ไข vision ขององค์กรได้เลยเหรอ คำตอบคือใช่ ถ้าแก้แล้วไม่ดีขึ้น เดี๋ยวคนมาอ่านเจอก็แก้กลับไง เหมือน Wikipedia แหละ

บางคนอาจจะสงสัยว่า แล้วเราจะป้องกันไม่ให้สปายจากคู่แข่งมากวาดความลับแล้วหนีกลับไปยังไง อันนี้ผมไม่ทราบคำตอบ ผมคิดแค่ว่า ถ้าคุณยังไม่สามารถไว้ใจทุกคนในองค์กรได้ อย่าเพิ่งคิดเรื่องจะเร็วขึ้นทั้งองค์กรเลย คิดเรื่องทำยังไงกับความเชื่อใจในองค์กรก่อน เพราะวิ่งไประวังหลังไปยังไงก็ไม่เร็ว และองค์กรช้า ๆ ที่ทุกคนเชื่อใจกัน ก็ยังน่าทำงานกว่าองค์กรเต็มไปด้วยคนเก่ง แต่ต้องทำงานไปคอยระวังหลังไปมาก

Single repository

มี Wiki อันเดียวทั้งองค์กร ไม่แยกเก็บหลาย ๆ อัน ไม่งั้นเราจะกลับไปเจอปัญหาเรื่องหาของไม่เจออีก

อ้าว แล้วถ้าของมันเยอะ ๆ แล้วจะหาของเจอเหรอ? ก็ช่วยกันจัดไง ใช้พลังมวลชนจัด เหมือน Wikipedia แหละ

0 structures

ไม่มีกฏเลยว่าจะต้องเขียน content ยังไง ตั้ง page ใหม่ขึ้นมา แล้วแปะรูปที่ถ่ายจาก postit บนกระดานลงไปรูปเดียวก็ได้

เจตนาคือทำให้เนื้อหาเกิดง่าย การกำหนดเงื่อนไขทำให้คนจะจดเริ่ม “เดี๋ยวก่อน” “เอาไว้ก่อน” แล้ววันเวลาผ่านไปความรู้ก็จะจางหาย เราเลยไม่มี structure หน้าที่การ improve content เป็นของคนที่มาค้นหามันเจอ

Search before add, adapt if exists

นี่คือประเด็นสำคัญ ก่อนเพิ่มของใหม่ ให้ค้นของเก่าก่อน ไม่งั้นจะมีข้อมูลซ้ำซ้อน เก่าใหม่ หลายเวอร์ชั่น maintain กันไม่ไหว ฉะนั้นก่อนเพิ่มของใหม่ ต้องค้นของเก่าก่อน

ต่อให้ตั้งใจทำแบบนี้ ก็จะมีหลุดแหละ เมื่อไหร่ที่ใครเจอของซ้ำ ก็ย้าย content ไปรวมกันซักหน้านึง แล้วเอา link กลับมาแปะหน้าอื่น ๆ แบบนี้จะทำให้ content มี ทางเข้าหลายทาง ก็จะหาง่ายและลดโอกาส duplicate ในอนาคต